Daha önceki yazılarda veri ambarı çözümleri (BW), PaPM, optimizasyon ve standardizasyondan konularından bahsetmiştik. Doğru kurgulanmış bir veri ambarı çözümü ile stratejik karar almada ve önemli operasyonel işlemlerin sonuçlarını analiz etmede gerekli veriye sahipseniz, veriyi görselleştirme ve karar vericinin ihtiyaçlarını karşılayan raporların geliştirilmesinden bahsedebiliriz. Her profilde yönetici ve karar verici raporlara ihtiyaç duyar. Bu raporlar bazen detay bilgi içeren ve yöneticiye operasyondaki bir değişikliği gösteren raporlar olabilirken, bazen üst yönetimin kullandığı ve şirket kar/zararını gösteren bütçe fiili karşılaştırmalı bir rapor olabilmektedir. Rapora ihtiyaç duyanlar bazen sabit formatlı rapor almak ve günlük durumu izlemek isterken, bazıları da raporda değişiklikler yapmak, farklı açılardan bakabilmek, detaya inmek veya özete geri dönmek isteyebilirler. İşletmelerin yapısı gereği bir çok süreç standart işlemlerle yürüyor olabilirken, bazı işletmeler daha karmaşık süreçlere ve dolayısıyla raporlara ihtiyaç duyabilir ve rapor görselleştirme tarafında farklı ihtiyaçlara cevap verebilen güçlü bir araca sahip olmaları gerekebilir. Belli bir dönemi raporlayan bir firmanın ihtiyacı ile son 5 yılı karşılaştırmalı raporlayarak trend analizi yapan bir firmanın ihtiyaçları birbirinden çok farklıdır.

Veri görselleştirme alanında ilerlemek sisli havada yol almak gibidir. Önce mevcut raporlarınızı sisteme almak istersiniz. Bu raporlarınızı genelde Excel üzerinde hazırlanmış raporlardır. Bu sürecin sancılı olduğunu söylemek lazımdır. Genelde işletmeler BO vb bir sisteme geçme kararı aldıklarında, kullanıcılardan gelen direnç ile karşılaşırlar. İlk bakışta haklı olduklarını da söyleyebiliriz. Excel’de raporlama yapan bir işletmede bütün güç kullanıcıdadır. Esnek bir şekilde raporlarda değişiklik yapabilir ve ihtiyaçlara çok hızlı cevap verebilir. Eğer Excel fonksiyonlarını etkin kullanabiliyorsa, haritalı raporlardan tutunda, iyi görsele sahip filtreli raporlar hazırlayıp, ihtiyaçları hızlı bir şekilde karşılayabilir.

Bu şekilde Excel üzerinden raporlar hazırlayıp, yeni  bir veri görselleştirme aracına geçen firmalarda, taleplere IT birimi ve/veya İş Zekası ekibi cevap vereceği, talepler analiz edilip, geliştirme talepleri buna göre kabul edileceği ve geliştirme süresi, Excel’de formül değiştirmekten daha uzun süreceği, test aşaması gibi prosedürler olacağı için dezavantajlı görünmekte ve ilk başlarda direnç ile karşılılmaktadır. Peki neden bu araçlar kullanılıyor. Biraz da avantajlarından bahsetmek lazım. Öncelikle veri görselleştirme araçları, karar verici için zamanında ve tutarlı raporlar verilmesini desteklemektedir. Kullanıcı müdahalesini en aza indirerek, hatta bazen günlük kurulan işler ile otomatik mail attırarak raporlamanın güvenliğini arttırmaktadır. Özellikle bir birinden beslenen çok sayıda Excel üzerine kurulmuş raporlarda formül veya link hatası oluşabilmektedir. 

Veri görselleştirme araçlarının bir başka avantajı, veriyi kaynağından alıp, size rapor olarak sunmasıdır. Faklı çözümler olmakla beraber, kullanıcılar genelde ERP programlarından veriyi alıp, excelde depolayıp, görselleştirmesini yaparak raporlamaktadır. Özellikle büyük verili raporlarda, sadece verinin bir bölümü güncellenmekte ve gerisi sabit kabul edilmektedir. Örneğin bir karlılık raporu yıl başı itibari ile kümüle bir değer veriyorsa, son ay güncellenmekte, önceki aylar değişmemiş kabul edilmektedir, ancak 3 ay öncesine ait bir nakliye faturası gelmiş ve dağıtımlar tekrar çalıştırılmış veya kullanıcı kapanmayan dönem verisini almış, sonra da güncellememiş olabilir. Bunun gibi bir çok kullanıcıdan kaynaklanan sorun, veri görselleştime araçlarında, direk veri kaynağından beslenmekte oldukları için ortadan kalkmaktadır .

Ayrıca bu araçlar, raporlarınızın gorsel olarak standartlardan uzaklaşmasını engelleyip, yine doğru bir dokümantasyon yönetimi olduğunda, iş gücü kayıplarında, işten ayrılmalarda raporla ilgili bilgi ve tecrübenin kaybolmasını engeller. Raporlar kişilere bağlı olmaktan çıkar. Ayrıca veri görselleştirme araçları size her yerden ulaşılabilir mobil raporlar hazırlama olanağı sağlar. Telefon ve tabletten, internet olan her yerden karar vericinin raporlara ulaşabilmesini sağlar. Veri görselleştirme araçlarının avantajlarını da böylece sıralamış olduk. Bu tür bir veri görselleştirme aracı üzerinde karar verme aşamasında iseniz veya araştırıyorsanız, mutlaka işletmenizin raporlama kültürünü ve alışkanlıklarını tanımalı, ihtiyacı doğru analiz etmelisiniz. Bu şekilde doğru ihtiyaca doğru çözüm bulunmuş olur.