Şirketler için gelecek projeksiyonunun oluşturulması , mali hedefleri doğrultusunda planlı ilerlemesi , kar/zarar durumlarını değerlendirmesi , geçmiş dönem bütçesi ile gelecek dönem bütçesini kıyaslayabilmesi , tüm operasyonlarının finansal durumunu gözden geçirmesi ve bunu yıl boyunca takip etmesi oldukça önemlidir.

SAP bütçe ve planlama ihtiyacı için farklı ürünler ve çözüm önerileri sunmaktadır. SAP İş Analitikleri ürün ailesinden BPC , SAC Planlama ve PAPM bu ürünlerden en çok öne çıkanlardır. BPC SAP’nin bütçe planlama ve konsolidasyon ürünü olup , PAPM finansal süreçlere hizmet etmektedir. SAC ise SAP’nin cloud platform üzerinde koşan üründür ve planlama özelliği sayesinde bütçe planlama süreçleri için gerekli olan tahmin girişlerine olanak sağlamaktadır. Peki hangi süreçte hangi ihtiyaç için hangi ürün tercih edilmelidir ? Gelin bu ürünleri birçok açıdan beraber inceleyelim. 

Modelleme Kolaylığı 

Bütçe planlama için ilk adım, tüm ilgili kullanıcıların kolaylıkla erişebileceği , tahmin veri girişlerini yapabileceği ve bu girişlere bağlı olarak da çıktılarını raporlayabileceği ortamı hazırlamaktır. İhtiyaçlar doğrultusunda her bir süreç için ( satış planlama, üretim planlama , kur girişleri vs. ) gerekli modeller tasarlanmalıdır. Her bir model bir sürece hizmet edecek olup , gün sonunda maliyet analizi & karlılık simülasyonu yapılabilmeli ve  de çıktılar ilgili tüm kişiler tarafından raporlanabilir ve erişilebilir olmalıdır.

Modelleme kolaylığı açısından incelendiğinde , SAC bu üç ürün içerisinde en basit modelleme ara yüzüne sahip olanıdır. Web arayüzünde modelleme işlemleri fazla efor gerektirmeden basitçe yapılabilmektedir. Plan girişleri için ekranlar kolaylıkla tasarlanıp kullanıcıların erişimine açılabilir. Ayrıca planlama için her bir kullanıcının sorumluluğu doğrultusunda sadece kendi ile ilgili ekranlara erişimine izin verilip , plan girişleri için “deadline” lar belirlenebilir. Kullanıcılar kendi takvimleri üzerinde süreci takip edebilirler. Ayrıca kullanıcılar girdikleri her bir rakam için açıklama ekleyip , bu yorumları yöneticileri ile paylaşabilirler.

Şirketler bilgi gizliliği/güvenliği açısından bu verinin cloud ortamda depolanmasını tercih etmeyebilirler , bu durumda da plan girişleri için gerekli olan ekranlar SAC web arayüzünde tasarlanıp , tasarlanan bu ekranlar üzerinden girilen veri SAC ın BPC entegrasyonu sayesinde BW katmanında da saklanabilmektedir. Ayrıca SAP veri depolama ürünü kullanmayan şirketler için SAC ın non-SAP ürünler ile entegrasyonu sayesinde verinin başka ortamlarda depolanması sağlanabilir.

Kullanıcı Ara Yüzü

SAC bu üç ürün arasında kullanıcı arayüzü oldukça basit ve kullanışlı olan üründür. Web üzerinden erişilebilir olması açısından da kullanıcılar açısından büyük kolaylık sağlamaktadır. Kullanıcılar ekstra bir kuruluma ihtiyaç duymadan veri giriş ekranlarına ve raporlarına erişebilmektedirler. BPC veri girişleri genel olarak excel üzerinde EPM add-in sayesinde sağlanabilmektedir. Kullanıcılar bu add-in sayesinde sisteme giriş sağlayarak excel üzerinde veri giriş ekranlarına ve raporlara erişebilirler. 

Hesaplama

Planlanan rakamlar üzerinden karlılık analizinin etkin , doğru ve hızlı bir şekilde yapılması oldukça önemlidir. Örneğin kur bilgisindeki artışın/azalışın veya satış hacmindeki değişimin karlılığa yansımasının hızlı bir şekilde hesaplanıyor olması gerekmektedir. Veya hammadde fiyatındaki değişimin ürünün maliyetine etkisi kolaylıkla ölçülebilmelidir. 

Kompleks hesaplama ihtiyaçları için en doğru adres BPC olacaktır. BPC hazır algoritmaları ile hesaplama kolaylığı sağlamasının yanısıra , yapacağınız kodlamalar sayesinde tüm hesaplama ihtiyaçlarına yanıt verebilecek esnekliğe sahiptir. Eğer büyük veri ile çalışılacaksa da PAPM in kendine özgü hesaplama algoritmaları ile geniş hacimli veri üzerinde çok hızlı hesaplamalar yapabilmesi göz önünde bulundurularak tercih edilebilir. Örneğin PAPM in sahip olduğu “allocation” fonksiyonu ile masraf merkezlerinde oluşan giderler ürün detayına çok kısa süre içerisinde dağıtılabilmektedir. ( PAPM bunun gibi birçok hesaplama algoritmasına sahiptir. Bir sonraki yazımızda PAPM in sahip olduğu bu algoritmaları detaylı olarak inceleyeceğiz 😊 ) . Hız ve hesaplama karmaşıklığı açısından ihtiyaç değerlendirilerek tercih belirlenmelidir.

Raporlama

Kullanıcılar SAC web arayüzünde kendi sürükle-bırak raporlarını ve yüksek görsel özelliklere sahip dashboard larını tasarlayıp bu çalışmalarını diğer kullanıcılar ile de paylaşabilmektedirler. Ayrıca bu raporlar mobil ortamda da ek bir geliştirme gerektirmeden görüntülenebilmektedir. Öte yandan BPC ve PAPM raporlama açısından SAC ile kıyaslandığında daha yüksek geliştirme eforları gerektirmektedir ve birçok noktada IT desteğine ihtiyaç duymaktadır. 

Özetle…

Her şirketin her sürecine özgü çeşitli ihtiyaçlar bulunmaktadır. Eğer ihtiyaç gelişmiş kullanıcı arayüzüne sahip ekranlar üzerinden veri girişi sağlamaksa SAC , hazır algoritmalar ile performansı yüksek hesaplamalar yapmak ise PAPM , karmaşık hesaplamalar yapmak istenirse de BPC tercih sebebi olabilir. Bu ürünler tek başlarına tüm uçtan uca bütçe planlama sürecinde kullanılacağı gibi , iki yada daha fazla ürün beraber de kullanılabilir. Örneğin veri girişleri SAC planlama özelliği sayesinde web arayüzünde tasarlanan ekranlar üzerinden yapılıp veri BPC modelleri üzerinde BW katmanında depolanabilir , sonrasında BPC’ de karmaşık hesaplamalar yapıldıktan sonra çıktıları SAC arayüzünde raporlanabilir. Yada büyük hacimli veriler üzerinde hesaplama yapmak ve çıktılarına hızlı bir şekilde erişilmek isteniyorsa,  BPC ekranlarından veri girişleri sağlanarak , PAPM’ in sahip olduğu hazır algoritmalar ile hesaplamalar yürütülebilir ve çıktısı kısa bir süre içerisinde alınabilir. Bunun gibi birçok örnek vermek mümkün. 

Kısaca , önemli olan ihtiyacı anlamak ve bu ihtiyaçlara yönelik ürünleri kullanarak hem kullanıcı memnuniyetini arttırmak hem de iş yükünü azaltmaktır.