İş Zekası en genel tanımıyla, verinin karar destek süreçlerinde etkin kullanılmasını sağlayan araç ve yöntemlerdir. Bu disiplinde veri ambarının durumu, yalın mimariye sahip olması, veri tutarlılığı, mevcut ve ilerde oluşacak ihtiyaçlara cevap verebilecek kapasitede bir içeriğe sahip olması çok önemlidir. BW modülü firmalarda ilk kullanılmaya başlandığında, genelde standart yapılar ile yalın bir kurguya sahiptir. Karmaşık mimariden ve çok katmanlı yapılardan uzak durulup, ihtiyaca yönelik çözümler sunulmaktadır. Zamanla ihtiyaçlar değiştikçe, zaman kısıtı olan projeler gerçekleştirilip, iyi analiz edilmeden yeni yapılar veya kısa vadeli çözümler üretildikçe sistemdeki yapılar karmaşıklaşmaya başlar. Özet küpler, belli tablolardan beslenen ve o anlık soruna çözüm üretebilen yapılar, BW sisteminde açılmış manuel tablolar sistemde artmaya başlar; isim standartları terk edilir ve dokümantasyon geri plana atılır. Her işletmede bu şekilde olduğunu iddaa etmiyoruz ama genelde gördüğümüz örnekler bu şekildedir. Peki bu noktada optimizasyon ve standardizasyon projesine başlanacak ise nelere dikkat etmeli ve nerden başlamalıyız?

BW sistemi veri ambarı olarak, raporlama ortamını beslediği ve firmalarda raporlama duramayacağı için, mümkün olan en kısa kesinti ile, hatta mümkünse hiç kesinti olmadan BW sistemini optimize edebilecek şekilde senaryolar üzerinde çalışmalıyız. Bu tür bir çalışma, hareket halindeki aracın motorunu değiştirmeye benzer. Zorlu bir süreçtir, ancak ne yoldan geri kalınabilir ne de arıza vermekte olan motor ile yola devam edilebilir. Projenizin en önemli aşaması ( her projede olduğu gibi ) analiz aşamasıdır. Sorun çıkaran bölümler tek tek tespit edilmelidir. Yapıda hantallığa sebep olan parçalar, veri yükleme veya raporlama aşamasında yavaşlığa sebep olan bölümler, standarttan uzaklaşmış ve veri tutarlılığı konusunda şüphe duyduğunuz bölümler listelenmeli ve önem/aciliyet sırasına eklenmelidir.

Sistemin genel haritasını çıkarmak bu aşamada çok önemlidir. Değişiklik yapacağınız yapıların nereleri etkilediği özellikle detaylı olarak analiz edilmeli ve emin olunmalıdır. Kaç sorgu, rapor veya system bu durumdan etkilenecektir. BW sisteminiz APO, FS PER vb sistemleri besliyor ise mutlaka entegrasyon listesini çıkarmalı ve buna göre önemlerinizi almalısınız.

Optimizasyon yaparken mutkala SAP yol haritasına göz atmalı ve artık tavsiye edilmeyen veya destek verilmeyecek yapıları yenileri ile değiştirmelisiniz. Örneğin sürekli size sorun cıkaran Infosetler varsa bunları Composite Provider’lar ile değiştirebilirsiniz. HANA gibi daha güçlü bir donanıma sahipseniz özet yapıları kaldırabilir daha sade bir yapıya kavuşabilirsiniz. Sisteminizde çok fazla Multiprovider oluşturulmuş ise bunları birleştirip sayısını azaltmayı hedefleyebilirsiniz. Bu çalışma sırasında Routine ve diğer kodları gözden geçirmenin önemini de atlamayalım. Tabi tüm bunlar için etkilediği yapı ve raporlara göz atmalı, attığınız taşın ürküttüğünüz kuşa değer olup olmadığını analiz etmelisiniz.

Standardizasyon için, mümkün olduğunca standart yapılara yaklaşmalı, gereksiz geliştirmelerden sistemi arındırmalısınız. Raporlarınız arasında tutarsızlık varsa, temel sebepleri incelemeli ve standartlar belirlemelisiniz. Özellikle bir raporlama sözlüğü hazırlamanın, rapor ve KPI eşleştirme çalışması yapmanın tam zamanıdır.

Peki sonra ne yapmalıyız? Mutkala değişiklikler dokümante edilmelidir. Yapılarınızın ve mimarinizin haritasına ve entegrasyon listesine sahip olmalısınız. Bundan sonra gelecek olan değişiklik talepleri için kurallar ve akışlar belirlemeli, sistemin tekrar karmaşıklaşmasına karşı önlemler almalısınız. Değişiklikleri kayıt altına almak için mutlaka değişiklik talep yönetimi aktif hale getirilmelidir. Bunların dışında böylesine büyük ve kapsamlı bir çalışma için önemli hususlar var, bunları başka bir yazımıza bırakıyor, optimizasyon ve standardizasyon projelerinizde başarılar diliyoruz.