İş Zekası, İş Analitikleri, Dijital Dönüşüm vb. bir çok kavram iş hayatında sıkça kullanılmaktadır. Bazen kavramlar birbirine karışmakta bazen de, ihtiyaç olmayan yerlerde bu kavramlar üzerine fazladan efor ve kaynak harcanmaktadır. Günümüz iş dünyasında, mevcut durumu doğru analiz edebilmek, ürettiği veriden en verimli şekilde faydalanmak önemlidir ve rekabet avantajı sağlamaktadır. Bunun yanı sıra, ihtiyacını doğru belirlemek, ihtiyaca uygun çözüm bulmak ve kaynaklarını doğru proje ve yatırımlara yönlendirmek de bir o kadar önemlidir. Mesela ürettiği veriye güvenmeyen ve süreçleri doğru tasarlanmamış bir organizasyonda İş Zekası çözümlerinin, karar destek süreçlerine etkin fayda sağlayamayacağını söyleyebiliriz. En yeni Teknolojileri kullanan ve bu konuda ciddi yatırımlar yapan bir organizasyonun, sadece veri niteliğinde olan detay raporlar üretmesi, sistemlerini entegre etmemesi, örneğin bir uygulamada hazırladığı bütçesini raporlarında kullanabilecek altyapıyı hazırlmamış olması veya What if ( olursa ne olur ) tarzı projelerle gelecek senaryoları oluşturmaması, dashboard ( kokpit-panel raporlar ) hazırlamaması, iş zekası çözümlerini atıl kullandığı anlamına gelmektedir. İş Zekası çözümlerinden nasıl faydalanabileceğimiz konusuna daha yakından bakalım.

İş Zekası uygulamaları birer çözümdür, önemli olan ihtiyacı tespit edebilmektir. Öncelikle karar verilmesi gereken, organizasyonun ve karar vericilerin neye ihtiyaç duyduğudur. Bunun yanısıra şirket kültürünü ve personel kabiliyetlerini de hesaba katmak gerekir. İş Zekası çözümlerini etkin kullanabilmek, zamanla işletmenin bu kültürü edinmesi ve ihtiyaçlarını daha net analiz edebilmesi ile mümkün olacaktır. Bütün bunları, işletmenin doğru veri ürettiği kabülü üzerinden düşünmekteyiz.

İşletme mevcut durumu mu görmek istiyor, gelecek simulasyonları mı yapmak istiyor, detay görmek isteyen bir şirket kültürü mü var yoksa daha özet tablolar ile mi karar verilmektedir, kullanıcılar kendileri analiz edebilme yeteneğine sahip mi yoksa hazır formatlara mı aşina, bütçe ve aylık tahminler (Forecast) yapmak istiyor mu, maliyet kontrolü yapacak mı ve işletmenin verileri dağınık sistemlerde mi yoksa daha yalın bir veri ambarı sistemi mi kullanıyor. Bu sorulara daha bir çoğu eklenebilir. 

İşletmeler bu sorulara cevap ararken, bir yandan da işletmede raporlama kültürü ve ortak bir raporlama dilinin veya sözlüğünün oluşturulmuş olmasına özen göstermelidir. Örneğin Net Satış kavramı Pazarlama  departmanında da, Finans departmanında da, Yönetim Kurulunda da aynı şeyi ifade etmelidir. Pazarlama departmanı iadeler düşüldükten sonra kalan satışı Net Satış Olarak görürken, Finans departmanı pormosyonları da düşerek Net Satışı hesaplıyorsa, departmanlar arasında hazırlanan raporlarda tutarsızlık meydana gelecektir.  

Bunlara ek olarak iş zekası çözümlerini etkin kullanmak isteyen bir işletmenin mutlaka KPI sözlüğü olmalıdır. Departmanlar için tanımlanmış olan KPI’lar takip edilebilmeli ve ilgili kullanıcılar kolaylıkla hedeflerini takip edebilmeli ve gerekiyorsa önceden önlem/aksiyonlar alarak şirket hedeflerine katkı sağlamalıdırlar. 

Son olarak da değinmek istediğimiz husus, raporlarda ortak dilin oluşturulması ve korunması, KPI ların raporlarla eşleşmesinin sağlanması, raporlar arası tutarsızlıklarda hızlı aksiyon alması ve karar vericiyi etkilemeden sorunu çözmesi ve gerekli iyileştirmeler ve değişikliklere karar verebilmesi için bir raprolama birimi veya otoritesi oluşturulmalı ve mümkünse departmanlar üstü olmalıdır. Bu konuda anahtar kullanıcılar da önemli bir role sahip olup, bu konuya başka bir yazımızda detaylı olarak değineceğiz.

İş Zekası çözümleri karar destek süreçlerine katkı sağlayan, verilen kararların etkili olmasında pay sahibi olan ve doğru kullanıldığında mevcut durumu ve geleceği daha kolay görmemizi ve karar almamızı sağlayan etkin bir araçtır. Verimsiz kullanıldığında ise bir kaynak israfına dönüşüp, karmaşa ve tutarsızlıklara sebep olmakta ve karar vericiye katkı sağlamamaktadır.